Data publikacji: 2015-09-08
Oryginalny tytuł wiadomości prasowej: Delegację najlepiej rozliczać kartą służbową
Kategoria: BIZNES, Firma
Wyjazdy służbowe, zarówno te po kraju, jak i zagraniczne zdarzają się w większości polskich firm. Co zrobić, aby były łatwe w organizacji i rozliczeniu oraz bezpieczne dla pracowników? Najlepiej wykorzystać kartę płatniczą.
Wyjazdy służbowe, zarówno te po kraju, jak i zagraniczne zdarzają się w większości polskich firm. Co zrobić, aby były łatwe w organizacji i rozliczeniu oraz bezpieczne dla pracowników? Najlepiej wykorzystać kartę płatniczą. W takim wypadku warto pamiętać o kilku podstawowych zasadach, które należy wprowadzić w firmie – wyjaśnia Katarzyna Fatyga, Dyrektor Generalna Diners Club Polska.
W Polsce jest prawie 6 mln kart kredytowych i obciążeniowych (stan na koniec marca 2015 r. według NBP). Zalety płacenia plastikiem dostrzegło wielu przedsiębiorców. Największą jest bez wątpienia dostęp do darmowego kredytu, sięgającego nawet 59 dni, czyli dłużej niż wynosi standardowy kredyt kupiecki. Karta jest też znakomitym sposobem na zapewnienie pracownikowi dostępu do pieniędzy podczas delegacji oraz łatwego rozliczania go z poniesionych wydatków. Niektóre karty oferują również podróżującym przedsiębiorcom i ich pracownikom bogate pakiety usług dodatkowych. Dziś to one głównie decydują o tym jaką kartę wybierze firma.
Ogranicz biurokrację
Zgodnie z wyrokiem Sądu Najwyższego z 20 sierpnia 2008 r. płatności, których pracownik dokonał z użyciem karty firmowej, można traktować jako udzielenie mu zaliczki pieniężnej.
– Dzięki temu pracodawca może ustalić na czas wyjazdu limit wydatków na karcie, zamiast w skomplikowany sposób wyliczać odpowiednią wysokość zaliczki. Ma też pełny wgląd w historię transakcji – wie dokładnie gdzie, za co i ile delegowany zapłacił – mówi Katarzyna Fatyga, Dyrektor Generalna Diners Club Polska – To spore uproszczenie oraz ograniczenie tworzenia dokumentacji. Może to być szczególnie ważne w tych firmach, gdzie podróże służbowe to codzienność – dodaje.
Pracownik pokrywa bezgotówkowo koszty zakupów służbowych kartą i zbiera faktury za np. paliwo lub pobyt w hotelu, które przedstawia w księgowości. Ta może porównać to z zestawieniem transakcji na karcie. Finalnie od pracownika do firmy trafia tylko jedno zestawienie miesięcznie za wszystkie operacje dokonane kartą w poprzednim miesiącu.
– Ułatwia to monitoring i analizę wydatków oraz mobilizuje pracowników do sprawnego i terminowego rozliczania. Przedsiębiorca nie musi wypłacać zaliczek i robić wielu przelewów do różnych dostawców, tylko dokonuje jednej płatności w miesiącu – spłaca kartę – wyjaśnia Katarzyna Fatyga.
Bieżące ewidencjonowanie wydatków kartą ułatwia delegowanemu internetowy dostęp do konta karty.
– Jeśli w firmie obowiązują szczegółowe zestawienia transakcji pracownik może ściągnąć bieżące operacje w formacie pdf lub Excel i dodać do nich opisy wydatków oraz numery faktur. Dostęp do e-Konta i wyciągów wszystkich użytkowników kart powinien mieć także administrator kart, księgowy lub właściciel firmy. Często w firmach osoba odpowiedzialna za zakup lub rozliczanie kart nie jest ich użytkownikiem – mówi Katarzyna Fatyga.
Ubezpieczenie ważne w delegacjach
Wyjazd służbowy, szczególnie zagraniczna delegacja, wiąże się z ryzykiem wystąpienia niekorzystnych zdarzeń losowych, jak choroba czy wypadek pracownika. Pracodawca ma wówczas obowiązek pokryć koszty leczenia delegowanego pracownika. Dlatego w związku z wyjazdami służbowymi przedsiębiorcy wykupują odrębne polisy ubezpieczeniowe. Zazwyczaj chronią one jednak tylko przed określonym rodzajem ryzyka i są kosztowne.
– Wybierając kartę, która będzie służyła do rozliczania służbowych wyjazdów warto dokładnie przeanalizować, jaki zakres ubezpieczenia ona zapewnia naszemu pracownikowi. Nie chodzi tu wyłącznie o koszty leczenia, ale na przykład odszkodowanie związane z nieszczęśliwym wypadkami, koszty z tytułu odpowiedzialności cywilnej – wyjaśnia Katarzyna Fatyga.
Karta firmowa może również poprawić komfort podróży. Na rynku dostępne są karty oferujące m.in. darmowe wejścia do saloników VIP na lotniskach.
Przestrzegaj podstawowych zasad
Aby w pełni korzystać z dobrodziejstw płatności kartą kredytową lub obciążeniową, każdy przedsiębiorca powinien pamiętać o kilku podstawowych zasadach.
– Przede wszystkim w regulaminie pracy należy spisać zasady korzystania z karty: kto i w jakich przypadkach może wnioskować o jej wydanie przez pracodawcę i w jaki sposób może się nią posługiwać, do jakich celów. Pracownik, jak każdy indywidualny posiadacz karty, powinien też zapoznać się z regulaminem korzystania z karty od jej wydawcy – mówi Katarzyna Fatyga.
Niedawno głośna była sprawa klienta pewnej sieci klubów nocnych, który rano z przerażeniem stwierdził, że w ciągu kilku godzinnej zabawy wydał służbową kartą kredytową 1 mln zł. By uniknąć nieplanowanych wydatków oraz potencjalnych wyłudzeń i kradzieży, przezorny pracodawca powinien zadbać o ustawienie limitów i ustalenie, w których miejscach i na jakie kwoty pracownikowi wolno płacić kartą. Pracodawca może sam określić za co wolno płacić kartą w czasie delegacji, np. za paliwo i nocleg, wyżywienie. W niektórych wypadkach warto zrobić to szczegółowo, np. precyzując, że kierowca może pokrywać wydatki związane wyłącznie z obsługą samochodu.
– Wydawcy kart firmowych powinni zapewniać w standardzie sztywne limity wypłat gotówkowych lub wydatków kartą np. w kasynach i klubach nocnych, po przekroczeniu których karta jest blokowana – mówi Katarzyna Fatyga.
Warto również ograniczyć pracownikowi dostęp do bankomatu, ponieważ dokonując wypłaty kartą kredytową automatycznie uruchomi w ten sposób kredyt i od tego momentu okres bezodsetkowy przestanie obowiązywać. Kart obciążeniowych ten problem nie dotyczy, ale w obydwu przypadkach pobranie gotówki z bankomatu wiąże się z koniecznością zapłacenia prowizji.
Dla większego bezpieczeństwa i przejrzystości pracownik powinien prowadzić ewidencję wydatków, wyszczególniając w jakim celu użył karty. Nie chodzi przy tym wyłącznie o kontrolowanie personelu podczas wyjazdu, lecz przede wszystkim zabezpieczenie się na wypadek reklamacji związanych z pomyłkowymi obciążeniami karty. Wyciąg z rachunku i zestawienie przygotowane przez pracownika pomogą w dochodzeniu roszczeń.
– Dobrą praktyką wydawców jest nieujmowanie spornych płatności w rozliczeniach transakcji za ostatni okres, do czasu rozpatrzenia reklamacji – mówi Katarzyna Fatyga.`
Użytkownika karty firmowej obowiązują takie same zasady bezpiecznego posługiwania się plastikowym pieniądzem jak klienta indywidualnego. Musi wiedzieć, że powinien dokonywać płatności tylko w zaufanych miejscach, nie podawać nikomu numeru karty, ani użyczać jej. W razie utraty karty należy niezwłocznie powiadomić jej wystawcę i pracodawcę, a jeśli została skradziona – także policję. W przypadku kart firmowych szczególnie wskazane jest wykupienie ubezpieczenia od utraty karty nie z winy użytkownika, w ramach którego, przy stosunkowo niskiej opłacie, wystawca bierze na siebie koszty związane z nieuprawnionym użyciem karty.
—————————————————————————————————————————-
Informacja o Diners Club Polska
Diners Club Polska wydaje na terenie Polski karty obciążeniowe z okresem bezodsetkowym sięgającym 59 dni. Karty Diners Club są dedykowane małym i średnim firmom, przedstawicielom wolnych zawodów i aktywnym podróżnikom, ceniącym wygodę i bezpieczeństwo. Oferują bogaty pakiet ubezpieczeniowy, narzędzia ułatwiające rozliczanie zakupów biurowych i podróży służbowych. Są akceptowane w ponad 21 mln punktów handlowo-usługowych i bankomatach w 185 państwach. Karta Diners Club jako jedyna na rynku umożliwia firmom zbieranie mil w programie Miles & More. Diners Club Polska posiada licencję KNF jako krajowa instytucja płatnicza. Jako spółka prawa polskiego działa od 1997 r. Jest częścią Diners Club International, najstarszego wystawcy kart płatniczych i jednej z największych oraz najbardziej znanych niebankowych instytucji na świecie.
Więcej informacji na stronie: http://www.dinersclub.pl/pl
Kontakt dla mediów:
Monika Masztakowska, [email protected], +48 660 417 076
źródło: Biuro Prasowe
Załączniki:
Hashtagi: #BIZNES #Firma
